Rozwiązanie umowy z biurem rachunkowym
Decyzja o zmianie księgowego lub biura rachunkowego może wynikać z chęci optymalizacji kosztów, braku satysfakcji z komunikacji lub potrzeb wdrożenia bardziej zaawansowanych systemów ERP. Aby zmiana odbyła się bezproblemowo, należy zachować formę pisemną wypowiedzenia i precyzyjnie ustalić datę oraz protokół przekazania dokumentacji firmy.
📄 Wzór wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym
[Miejscowość], [data]
[Dane Zleceniodawcy / Klienta]
[Nazwa firmy]
[Adres siedziby]
[NIP, REGON]
[Osoba reprezentująca]
[Nr telefonu / e-mail]
[Dane Zleceniobiorcy / Biura Rachunkowego]
[Nazwa biura rachunkowego]
[Adres siedziby]
WYPOWIEDZENIE UMOWY O ŚWIADCZENIE USŁUG KSIĘGOWYCH
Niniejszym wypowiadam umowę o świadczenie usług księgowych / obsługi kadrowo-płacowej:
Numer umowy: [numer umowy]
Zawarta w dniu: [data zawarcia umowy]
Umowę rozwiązuję z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego [okres wypowiedzenia, np. 1 miesiąc / 3 miesiące]*, ze skutkiem na dzień [data rozwiązania umowy / ostatni dzień okresu wypowiedzenia].
Jednocześnie wnoszę o przygotowanie do odbioru pełnej dokumentacji księgowej, podatkowej oraz kadrowo-płacowej mojej firmy za cały okres obsługi, a w szczególności: ksiąg handlowych/KPiR, rejestrów VAT, deklaracji ZUS i skarbowych, akt osobowych pracowników oraz wszelkich dokumentów źródłowych.
Odbiór dokumentacji nastąpi w dniu rozwiązania umowy / w terminie wspólnie uzgodnionym*.
Z poważaniem,
...............................................
[Podpis i pieczęć Zleceniodawcy]
* niepotrzebne skreślić
Jak bezpiecznie zmienić biuro rachunkowe krok po kroku
1
Przeanalizuj okres wypowiedzenia
Zwróć uwagę, by koniec okresu wypowiedzenia zgrywał się z końcem miesiąca, tak aby dotychczasowa księgowa zamknęła i rozliczyła dany miesiąc.
2
Złóż pisemne wypowiedzenie
Dostarcz pismo osobiście lub listem poleconym. Upewnij się, że biuro otrzymało oświadczenie.
3
Sporządź protokół przekazania dokumentów
Wraz z nowym i starym biurem spisz protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien on szczegółowo wymieniać wszystkie segregatory i ewidencje.
💡 Ważne: Pamiętaj, aby po rozwiązaniu umowy odwołać pełnomocnictwa udzielone dotychczasowemu biuru w systemach skarbowych (UPL-1) oraz w ZUS (PEL).
Najczęściej zadawane pytania
Jaki jest typowy okres wypowiedzenia umowy z biurem rachunkowym?▾
Najczęściej stosowany okres wypowiedzenia w umowach o obsługę księgową wynosi od 1 do 3 miesięcy ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Pozwala to na płynne zamknięcie danego miesiąca lub kwartału rozliczeniowego i przekazanie dokumentów nowemu księgowemu.
Jakie dokumenty musi zwrócić biuro rachunkowe po rozwiązaniu umowy?▾
Biuro rachunkowe ma obowiązek zwrócić klientowi wszystkie dokumenty papierowe (faktury, wyciągi, umowy) oraz przekazać bazy danych programów księgowych lub wydruki ksiąg (KPiR, ewidencji przychodów, rejestrów VAT) i deklaracji podatkowych/ZUS złożonych w imieniu klienta. Zatrzymanie dokumentów przez biuro (np. jako zastaw za niezapłacone faktury) jest nielegalne.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?▾
Najwygodniejszym momentem na zmianę biura jest koniec roku obrotowego (31 grudnia) lub koniec okresu kwartalnego/miesięcznego. Ułatwia to nowemu biuru rozpoczęcie prowadzenia ksiąg bez konieczności weryfikacji zapisów z połowy okresu rozliczeniowego.
Zastrzeżenie: Niniejsze opracowanie ma charakter edukacyjny. Biura rachunkowe często stosują własne, zindywidualizowane wzory umów, których zapisy dotyczące odpowiedzialności i okresów rozliczeniowych mają pierwszeństwo przed zasadami ogólnymi.